Como gerenciar projetos com Pipefy

Hoje vou demonstrar, de forma resumida, como podemos gerenciar nossos projetos, de nosso portfólio, com uma ferramenta fantástica de workflow, o Pipefy.

A despeito de termos o cronograma de nossos projetos, por exemplo no MSProject, isso por si só não é suficiente para gerenciar os projetos em uma empresa, com múltiplas equipes, em locais diferentes e obter resultados satisfatórios quanto aos aspectos de comunicação, gestão de atividades, monitoramento e controle.

Pelo contrário, nem todos entendem bem como funciona um gráfico Gantt. Não digo que devemos abandonar tais formas de planejar o projeto, pois conhecer o caminho crítico do projeto e usar as funcionalidades do MSProject como Earned Value Analysis, é fundamental para o acompanhamento do projeto.

Agora, podemos combinar tais práticas com outras ferramentas de gestão, usando a metodologia Kanban para acompanhar a execução das atividades, de forma sistematizada no nosso dia a dia, e a Gestão Visual do Status das Atividades, além de poder compartilhar arquivos, informações, criar checklists, etc., e para isso, o workflow do Pipefy é perfeito!

Com o Pipefy é possível montar um quadro para acompanhamento da evolução de todos os nossos projetos em desenvolvimento, criando "Cards" específicos para cada um deles, contendo de forma resumida, informações para Gestão Visual.

No exemplo abaixo, separei algumas Fases como Backlog de Projetos, Fase de Definição, Fase de Planejamento, Execução e Encerramento, mas podemos montar como quisermos as nossas Fases, com suas respectivas regras.

Para cada fase podemos definir atividades a serem executadas, responsáveis, prazos, anexar documentos, travar campos obrigatórios, enviar emails por dentro do "Card" e receber a devolutiva, mantendo ambos registrados dentro do mesmo, garantindo assim melhor comunicação e rastreabilidade.

Em paralelo, podemos abrir em um outro Pipe, um projeto para a condução e acompanhamento do desenvolvimento das atividades, travando o projeto ("Card Pai") em uma determinada fase, até que todas as suas atividades sejam concluídas ("Card Filho").

No próprio painel de controle, é possível verificar quais atividades estão conectadas com o Pipe específico de seu Projeto e rapidamente entender o que está bloqueando o progresso do mesmo.

Outro aspecto fundamental da condução de projetos é a comunicação entre os membros da equipe, que pode ser feito através de aplicativos como o Slack e o Google Hangouts.

Em resumo, todos os "Cards Filhos", de atividades dentro do seu projeto, podem ficar amarrados ao "Card Pai" de seu Portfólio, controlando e monitorando assim o desenvolvimento do projeto.

O sistema também envia e comunica quando as atividades estão atrasadas e expiradas, via alertas e emails automáticos, além de poder acompanhar o desenvolvimento das atividades em tempo real, via aplicativo no celular.

Para suas Reuniões de Follow Up e Project Review, fica tudo mais fácil para poder apresentar o andamento das atividades e Status do Portfólio como um todo.