Gestão de Mudanças com Pipefy

Hoje falarei um pouco a respeito de um assunto que causa muita dor de cabeça para os Gestores de Projetos em todas as empresas e empreendimentos, a Gestão de Mudanças.

Quando estamos na Fase Inicial de um Projeto, temos uma série de informações a serem consideradas e copiladas para que possamos desenvolver um Business Case e um Escopo de Projeto assertivo, além de todas as análises de Stakeholders, Requisitos Técnicos, Processos Organizacionais, etc..

Com base no Escopo do Projeto, fazemos o desdobramento de nossa WBS, fazemos todas as nossas estimativas de Duração e Custos, planejamos os Riscos, Qualidade, Comunicações, Recursos Humanos, etc.. A partir do momento que passamos a executar o Projeto, imediatamente dezenas de Change Requests são emitidas, sejam por demandas do Cliente ou por demandas internas dos diversos departamentos envolvidos.

A falta de um Processo de Change Request bem definido pode causar muitos problemas de comunicação fazendo com que o Gestor de Projeto se perca dentre as dezenas ou quem sabe milhares de modificações que causarão impactos no baseline de Custos, Prazos e Escopo do Projeto, além de perder o controle quanto a implementação eficaz de tais modificações, causando conflitos com os Stakeholders, atrasos, impactos nos riscos, etc..

Ter um Processo de Change Request definido e redigido ajuda, mas não resolve o problema de comunicação, análises de impacto e monitoramento quanto a implementação das mesmas. Por conta disso, a sistematização do Processo de Change Request se faz necessária. Para isso, fica a minha sugestão de sistematização fazendo uso de uma ferramenta fantástica de workflow chamada Pipefy.

Com o Pipefy você pode criar diversas Fases do Processo de Análise de Viabilidade da Change Request, submetendo cada novo Change Request para os departamentos ou membros responsáveis de sua equipe ( Engenharia de Produto, Engenharia Industrial, Qualidade, Produção, Logística, Compras, etc..). Para cada Fase, é possível desenvolver um formulário específico incluindo textos explicativos, definir responsável, anexar arquivos, criar check list, prazo de execução, criticidade da mudança, custo da mudança, etc..

Em tempo real, o Gestor de Projetos pode acompanhar a análise de todas as Change Requests abertas e verificar em tempo real em qual Fase ou Departamento a mesma se encontra. O Processo de Análise de Viabilidade pode fechar com a Aprovação Final por parte do Gestor de Projetos. Além disso, este Processo de Análise de Viabilidade pode estar diretamente conectado ao Processo de Implementação da Change Request, ou seja, o Gestor de Projetos pode acompanhar a execução de todas as Change Requests aprovadas em um outro Processo, fazendo uso do processo Kanban.

Em resumo, com esta solução simples mas absolutamente necessária, os Gestores de Projetos podem ter um controle detalhado quanto ao status de cada Change Request do Projeto, seja durante suas análises ou implementação.